1、分析對象 。備忘錄寫給哪部分群體（目標讀者）？他們有什么樣的共同訴求，關心什么事？要思考清楚你的備忘錄重要在哪里 。
2、標題段 。標題段應寫明備忘錄寫給何人，由誰所寫 ， 完整確切的寫作時間以及主題（即反映備忘錄所寫內容） 。標題段示例致：目標讀者的姓名及工作頭銜 來自：你的姓名及工作頭銜日期：備忘錄完成時的時間 主題： (或回復：) 備忘錄是關于什么的(用不同的格式來突出) ， 務必使用目標讀者的正式姓名；不要使用昵稱 。寫標題段時一定要注意各部分之間空兩行 ， 并且對齊文本 。
3、開頭段 。從三個部分闡述確認備忘錄的目的：問題描述；特別要求；最后方案 。梳理一下備忘錄的寫作原因 ， 并清晰的展現給目標讀者 。如果你無法描述出通過采取何種手段來解決這個問題（任務陳述），那么請重新思考一下你是否足夠清楚目前的局勢 。僅加入必要并且令人信服的內容 ， 否則會降低文本的說服力 。
4、總結段 。該部分應提供前文所有重要建議的簡短陳述 。這將有助于讀者快速理解備忘錄的關鍵點 。還可以加入前文中研究問題所使用的鏈接或引用來源 。
5、展開討論段 。在這一段中，寫入支持你想法的所有細節以及有助于解決問題的建議 。你還可以寫上將來可能出現的問題，然后就防止該問題出現而應該采取何種措施的討論過程 。將最重要的信息放在討論段的前面 。從人們最普遍的認識開始，再接著訴說特定的事實或支持該認識的論據 。
【如何做一份備忘錄 備忘錄的做法】
6、結尾段 。以友好的態度結束備忘錄并向讀者表明你希望他們采取何種措施 。要思考下讀者通過什么樣的方法才能從備忘錄所提供的信息中獲益，以及如何將這種情況轉化為優勢 。一定要思考清楚讀者怎樣從被建議的行動中獲益，以及你怎樣將這種行動盡可能的簡化 。你可能會說，“我會很高興我們以后可以再討論這些建議，并且尊重你做的任何決定 。”
7、結尾的時候號召采取行動 。如果你希望讀者在將來的某個時間做什么事，寫下來 。檢查有沒有拼寫、語法和內容錯誤 。要特別注意姓名、日期或數字，并確定表達習慣和你所使用的語言相一致 。
8、人性化 。使用像“我”，“你”和“我們”這樣的表述 。并用主動的口吻來鼓勵讀者采取行動 。記錄下會話 。按你說話的方式記錄下來，不要害怕使用縮略詞 。不要表現出炫耀的感覺 。避免學術用詞和技術術語 。
9、避免使用“讓人透不過氣”的表述：語言盡可能的平實、簡潔 。例如：不要說，“我們公司激勵機制的持續依賴于公司員工對公司目標的完成程度 。”而是說：“如果你想繼續得到獎勵，就要完成公司的任務 。”
