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輕松搞定!Execl 映射表

知識(shí)經(jīng)驗(yàn)excel技巧


輕松搞定!Execl 映射表

文章插圖

公司有ERP、辦公自動(dòng)化、即時(shí)通信、報(bào)表查詢、零件設(shè)計(jì)等五大應(yīng)用系統(tǒng) ， 上述應(yīng)用系統(tǒng) ， 在業(yè)務(wù)上相互獨(dú)立、權(quán)限上又相互交叉 ， 比如 ， 張三只有ERP、零件設(shè)計(jì)兩套系統(tǒng)權(quán)限 ， 而李四卻有除零件設(shè)計(jì)系統(tǒng)外所有系統(tǒng)的權(quán)限 。通過分析各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的賬號(hào)表發(fā)現(xiàn) ， ERP有用戶100名 ， 辦公自動(dòng)化有用戶300名 ， 即時(shí)通信有用戶200名 ， 報(bào)表查詢有用戶150名 ， 零件設(shè)計(jì)有用戶500人 ， 全廠員工共有1000名 。面對(duì)如此龐大且無規(guī)律的數(shù)據(jù) ， 如何在最短的時(shí)間內(nèi) ， 輕松準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)處“員工、系統(tǒng)用戶映射表”呢?人工查詢建表 ， 顯然不實(shí)際 ， 還是研究挖掘Execl函數(shù)的強(qiáng)大功能吧 。
首先 ， 通過Execl新建一名為“映射表”的工作薄 ， 設(shè)計(jì)好“用戶映射表”的結(jié)構(gòu) ， 導(dǎo)入所有員工姓名(圖1) 。其次 ， 將從各應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出的賬號(hào)表保存為Execl表格 ， 并導(dǎo)入至“映射表”工作簿中 ， 并統(tǒng)一修改內(nèi)容 ， 僅保留賬號(hào)表中的姓名和賬號(hào)兩字段 。
接下來 ， 我們根據(jù)VLOOKUP函數(shù)語法開始設(shè)計(jì) ， 在“用戶映射表”的B3表格中 ， 輸入公式：
“=VLOOKUP(用戶映射表!A3,ERP賬號(hào)表!$A$3:$B$11,2,0)” ， 意思即為 ，  在“ERP賬號(hào)表”的A3至B11區(qū)域中 ， 查找“用戶映射表”的A3格數(shù)據(jù) ， 如匹配 ， 則將“ERP賬號(hào)表”中的第二列(即B列)的數(shù)據(jù) ， 拷貝至B3表格中 。由于在公式中的“用戶映射表!A3”采用相對(duì)值 ， 所以 ， 選中B3列 ， 向下拉動(dòng)鼠標(biāo)在數(shù)據(jù)區(qū)拖拉填充公式即可 。
依照上述公式 ， 依次將其他應(yīng)用系統(tǒng)賬戶 ， 自動(dòng)填充到“用戶映射表”中(圖2) 。
最后 ， 我們只需對(duì)“用戶映射表”稍作修改即可 。復(fù)制“用戶映射表”數(shù)據(jù) ， 在新建的工作表中 ， 右鍵單擊 ， 選擇“選擇性粘貼” ， 在彈出的窗口中 ， 選擇“數(shù)值” ， 確定后便只留下數(shù)值 ， 而剔除了所有的公式 ， 接著按下快捷鍵Ctrl+F ， 彈出“查找和替換”窗口 ， 切換至“替換”選項(xiàng)卡 ， 在“查找內(nèi)容”欄中輸入#N/A ， 保持“替換為”欄為空(圖3) ， 單擊“全部替換” ， 得到最終結(jié)果(圖4) 。
小提示：
【輕松搞定!Execl 映射表】任意打開一張Execl表格 ， 在工具欄中單擊插入函數(shù)圖標(biāo) ， 在彈出的“插入函數(shù)”窗口中 ， 向?qū)?huì)指引你找到滿足要求的函數(shù) 。在“常用函數(shù)”列表框中 ， 選中VLOOKUP函數(shù) ， 在窗口下沿立刻顯示出該函數(shù)意義：搜索表區(qū)域首列滿足條件的元素 ， 確定待檢索單元格在區(qū)域中的行序號(hào) ， 再進(jìn)一步返回選定單元格的值 。

    經(jīng)驗(yàn)總結(jié)擴(kuò)展閱讀